Officeツールの有効活用と業務改善

社長の田中です。

当社のサービスの一つである、Microsoft Excel・Access活用支援サービスについてご紹介したいと思います。

教育を受けるだけでは難しい

Excelでは紙ベースの作業を少し簡単・便利にした使い方から、ちょっとした業務アプリケーションのような使い方まで、その用途は非常に多彩です。

Excelに関する教育コースもそれこそ無数にあり、スキルを身につけるチャンスには事欠きません。しかし、こうした場合提示された教材上での操作・作業には問題なくできるようになるのですが、実務ではそう簡単には行きません。例えば2つの表の値を照合する際によく用いられる関数に「Vlookup関数」があります。これを使えるようになると日商PC検定2級程度の能力があり、それなりに高いスキルがあると判断される訳ですが、講習でも試験でも「顧客コード」等の照合が簡単なものを使用すれば良いようになっています。

ですが、実務ではそんな都合のよいデータはなく、結局顧客名称等を用いて照合をかけると、エラーが多発することが少なくありません。もともとが別の表ですから、「株式会社」表記が違ったり、スペースの有無が違ったり、全角半角が違ったりする訳です。この場合の対処まで教えてくれる学校は少ないのではないでしょうか(もちろん対処できたとしても100%できる保証はありませんが)?あとは実務を通じて応用技術的なものを積み上げていくしかありません。

さらに、教育や資格試験では、具体的な作業手順まで明確に指示を受けますが、実務では作業者任せとなることがほとんどです。管理者側が求めるものを実現するためには、かなり具体的Excelの機能に踏み込んだ形で指示してあげないと、なかなか思ったものができないということが多々あります。管理者と作業者の間に大きな「すき間」ができる訳です。

さらに、前任者にExcelマスターのような方がいて、Excelの機能を駆使して作りこまれたファイルの場合は、それなりの教育を受けている方でも対処は難しいのが現実です。そうした既存のファイルの分析までは、なかなか教えてもらえません。

当社が提供するサービスについて

当社のサービスは「VBAを否定してExcelの機能を駆使して作りこむ」ことではありません。むしろある程度複雑なものを作りこみという程度まで作業するのではあれば、VBAなりWebアプリケーションなり、プログラム開発・システム導入の方をおすすめします。しっかりと作られたプログラムはそれなりに費用もかかりますが、機能全体を把握しやすくなりますので、メンテナンス性にすぐれていますし、プログラム自体の分析が必要な場合でもExcelよりははるかに簡単です。

ただ、すべてがこうしたプログラムでなければできない、というものではなく、わざわざプログラムを組まないまでも、対処ができるようなレベルのものも少なくはありません。またデータ上の問題等によりシステム化が難しい場合でも、部分的に効率化を図ることで、作業効率が大きく改善することも少なくはありません。

私も管理部門やバックオフィス業務に従事していましたので身をもって感じているのですが、「ちょっとした改善をしたい」と思ってはいても、普通に教育を受けたレベルでは難しく、かといってプログラム開発を行うほどでもないというケースは決して少なくないのではないでしょうか?また時間をかけて教育を受けるのではなく、実際に使用するものを指導を受けながら作成して、スキルを身に着けたい、と思っておられる方も少なくないのではないでしょうか。

「それなりの教育を受けた方であれば、対処できるレベル」と「プログラムを利用した作りこみ」の間にはかなり大きなすき間があり、そのすき間を含める形でお客様のご相談をお伺いし、適切なソリューションを提供させていただくのが、当社のサービスであると考えています。

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